Lập kế hoạch cung cấp sản phẩm/dịch vụ
Cách thức để đáp ứng các yêu cầu về chất lượng sản phẩm, dịch vụ của Công ty Cổ phần phát triển công nghệ NGN được thể hiện trong các qui trình và hướng dẫn có liên quan.
Các quá trình liên quan đến khách hàng
Tất cả các yêu cầu của khách hàng đều được Công ty Cổ phần phát triển công nghệ NGN xem xét trước khi thực hiện giao kết, ký kết hợp đồng. Mục đích của việc xem xét nhằm đảm bảo:
- Yêu cầu khách hàng đưa ra được Công ty hiểu đúng và ghi nhận đầy đủ;
- Công ty có đủ năng lực và điều kiện để thực hiện các yêu cầu đó;
- Mọi sự khác biệt giữa báo giá/ phương án thực hiện/ thông báo gửi đến cho khách hàng và các điều khoản trong hợp đồng đều được giải quyết.
Mọi hợp đồng đều được thanh lý sau khi thực hiện xong. Việc thanh lý hợp đồng theo các điều khoản đã qui định được coi là khâu kiểm tra lần cuối đối với các dịch vụ do Công ty Cổ phần phát triển công nghệ NGN cung cấp và là cơ sở để thiết lập hợp đồng tiếp theo.
Mua hàng hoá và dịch vụ
Đối với những hàng hoá và dịch vụ có ảnh hưởng đến chất lượng, Công ty đảm bảo chỉ mua của các bên cung ứng (trong nước cũng như nước ngoài) đã được xem xét và phê duyệt. Các bên cung ứng được Công ty phê duyệt dựa trên một trong các yếu tố sau đây:
- Tiến hành đánh giá việc thực hiện của các bên cung ứng để đảm bảo chất lượng của hàng hoá và dịch vụ mua vào.
- Xem xét những bên cung ứng không đáp ứng được yêu cầu để loại ra khỏi danh sách được phê duyệt.
Trong các tài liệu mua hàng và dịch vụ (có thể dưới hình thức hợp đồng kinh tế), mọi yêu cầu của Công ty Cổ phần phát triển công nghệ NGN đều được nêu rõ và qua xét duyệt trước khi gửi đi. Việc xác nhận hàng hoá/dịch vụ mua được tiến hành khi nhận bởi các cán bộ có liên quan của Công ty hoặc khách hàng, tuỳ theo yêu cầu.
Khi có nhu cầu, việc xác nhận sản phẩm/dịch vụ mua về sẽ được thực hiện ngay tại cơ sở của Công ty NGN phụ và điều này phải được ghi lại thành văn bản trong hợp đồng với thầu phụ.
Khách hàng của Công ty có thể tiến hành kiểm tra xác nhận dịch vụ ngay tại cơ sở của Công ty Cổ phần phát triển công nghệ NGN hoặc của bên thầu phụ. Điều này cũng phải được ghi thành văn bản trong hợp đồng với khách hàng.
Kiểm soát quá trình cung cấp sản phẩm và dịch vụ
Mọi quá trình, hoạt động cung cấp dịch vụ của Công ty đều được lập kế hoạch và kiểm soát theo các qui trình tương ứng để đảm bảo kết quả thu được đều phù hợp với yêu cầu đã xác định. Việc kiểm soát bao gồm:
- Các tài liệu chỉ dẫn cách thức thực hiện các công việc mà nếu thiếu sẽ ảnh hưởng tới chất lượng.
- Các quá trình/hoạt động mới có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ được phê duyệt trước khi tiến hành.
- Theo dõi giám sát các quá trình cung cấp sản phẩm và dịch vụ
Các hoạt động đều được ghi nhận thông qua các hồ sơ. Các hồ sơ này đều được lưu file và có ký mã hiệu để nhận biết. Khi cần thiết, các sản phẩm của Công ty Cổ phần phát triển công nghệ NGN (bao gồm cả dịch vụ và tài liệu) sẽ được truy tìm qua hệ thống nhận biết đã được xây dựng. Trạng thái kiểm tra được xác định thông qua ngày cập nhật, và các ký hiệu thích hợp (chữ ký của người kiểm tra, dấu…) để phân biệt các sản phẩm đã kiểm tra đạt yêu cầu hay không đạt yêu cầu. Các yêu cầu và qui định cụ thể liên quan đến trạng thái kiểm tra, đo lường và thử nghiệm được qui định trong các qui trình tương ứng.
Bảo quản sản phẩm
Kết quả các hoạt động của Công ty Cổ phần phát triển công nghệ NGN bao gồm các sản phẩm hữu hình và vô hình, với sản phẩm vô hình mục này không áp dụng. Các sản phẩm hữu hình như: máy móc, thiết bị… được qui định về việc lưu giữ, sắp xếp, chuyển tới khách hàng và các qui định quản lý trong các qui trình tương ứng. (Qui trình xuất nhập kho và bảo quản hàng hoá lưu kho - QT21-TCKT)